Office Administrator (en/fr)

French translation below

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About Us

BGC Engineering Inc. (BGC) is an international applied earth sciences professional services firm. We are proud of our talented team of over 700 employees, spanning the fields of Engineering, Geoscience, Software, Geomatics, Data Science, Accounting, Administration, Health & Safety and Human Resources. Alongside our clients and industry partners, BGC works collaboratively as ‘One Team’, dedicated to solving the world’s most critical applied earth science challenges. BGC has Canadian offices located in Vancouver, Victoria, Kamloops, Kelowna, Calgary, Edmonton, Toronto, Kingston, Montréal, Québec City, Ottawa, Fredericton, Halifax, and offices in Golden (Colorado, USA), Nashville (Tennessee, USA), Santiago (Chile), Santo Domingo (Dominican Republic) and Brisbane (Australia). 

Our flat management structure creates a culture of innovation, excellence and transparency and a casual, dynamic and inclusive work environment. BGC prides itself on offering training and mentoring opportunities to further our employees’ professional growth as well as social and wellness activities that contribute to the connection and wellbeing of our team.  

We believe in One Team, Excellence, Curiosity, Common Sense and Clarity. 

The Role 

​​​​​​​BGC is looking for a highly motivated and organized Office Administrator to join our Montreal Team. The ideal candidate would be a self-starter who values teamwork, takes initiative, and takes pride in their work. In this office-based role you will be responsible for supporting a range of administrative needs and collaborating with your fellow administrative teammates across BGC. You will report to the Montreal Office Manager and BGC’s Administration Team Lead, and will be working in a fast-paced, dynamic consulting environment alongside our Engineers, Geoscientists, and other BGC teams. 

Responsibilities  

• ​​​​​Manage and coordinate the operation and functionality of office space, ensuring all systems are functioning properly and organizing necessary updates and improvements

• ​Liaise with building management and local vendors for repairs, maintenance, and security

• ​Reception duties including receiving visitors and vendors, shipping and receiving, printing and scanning

• ​Maintain office organization, various office equipment, and supplies inventory

• ​Coordinate the onboarding of new staff and act as a general resource for new hires

• ​Assist with planning office and company social events, meetings, and catering

• ​Support the English and French translation of documents

• ​Approve office related invoices and complete office credit card reconciliations

• ​Coordinate travel and accommodation logistics for staff and clients

• ​Maintain and report accurate staffing updates for local staff, ensuring all records are current and discrepancies are promptly addressed

• ​Support workspace planning initiatives, office renovations and expansions

• ​Work with BGC’s IT Team on local office needs, maintenance, and functionality of IT and AV equipment

• ​Support senior level staff with expense reports, travel coordination, and meeting scheduling

• ​Project support including coordinating field logistics, meeting scheduling and minute taking, implementing client-specific deliverable requirements, file management, administration and communication of various project team schedules

• ​Support the Montreal Office Manager, office staff and greater BGC Administrative Team as needed

• ​Perform other tasks as required ​​​​

Required Education, Experience & Competencies  

• ​​​​​Minimum 7 years of relevant work experience

• ​Must be fluent in both French and English, with the ability to effectively communicate verbally and in writing in both languages

• ​Proactive and self-motivated

• ​Reliable, adaptable, and able to pivot with changing priorities

• ​Ability to prioritize tasks to meet deadlines with attention to detail

• ​Collaborative approach to working in a team environment

• ​Proficient in MS Office products and Adobe Acrobat

• ​Comfortable with learning new technology and software

• ​Excellent verbal, written communication, and organizational skills

• ​Ability to work both independently and as part of a team

• ​Commitment to promoting office and team culture and values

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À propos de nous  

BGC Engineering Inc. (BGC) est une société de conseil internationale qui fournit des services professionnels dans le domaine des sciences de la terre appliquées. Nous sommes fiers de notre équipe talentueuse de plus de 700 employés, couvrant les domaines de l'ingénierie, des géosciences, de la science des données, de la géomatique, des logiciels, de la comptabilité, de l'administration, de la santé et de la sécurité et des ressources humaines.  Aux côtés de nos clients et de nos partenaires industriels, BGC travaille collaborativement en tant qu’Une Équipe (« One Team »), dédiée à résoudre les défis les plus critiques en sciences de la terre appliquées. BGC dispose de bureaux au Canada à Vancouver, Victoria, Kamloops, Kelowna, Calgary, Edmonton, Toronto, Ottawa, Fredericton, Halifax, Montréal, Québec, ainsi que des bureaux à Golden (Colorado, États-Unis.), Nashville (Tennessee, États-Unis.), Santiago (Chili), Santo Domingo (République Dominicaine) et Brisbane (Australie).  

Notre structure de gestion plane crée une culture d'innovation, d'excellence et de transparence ainsi qu'un environnement de travail décontracté, dynamique et inclusif.  BGC se distingue en offrant des opportunités de formation et de mentorat pour favoriser la croissance professionnelle de nos employés, ainsi que des activités sociales et de bien-être qui contribuent à la connexion et à la jouissance de notre équipe.  

Nous croyons en un modèle d’entreprise fait d’Une Équipe (« One Team »), à l'excellence, à la curiosité, au bon sens et à la clarté. 

Descriptif du rôle 

​​​​​​​BGC est à la recherche d'un(e) administrateur(trice) de bureau très motivé(e) et organisé(e) pour se joindre à notre équipe de Montréal. Le candidat idéal est une personne autonome qui valorise le travail d'équipe, qui prend l’initiative et qui est fièr(e) de son travail. Dans ce rôle basé au bureau, vous serez responsable de répondre à une variété de besoins administratifs et de collaborer avec vos collègues de l'équipe administrative à travers BGC. Vous serez sous la responsabilité du Directeur du bureau de Montréal et du chef de l'équipe administrative de BGC, et travaillerez dans un environnement de conseil dynamique et rapide aux côtés de nos ingénieurs, géoscientifiques et d'autres équipes de BGC. 

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Responsabilités  

• ​​​​​Gérer et coordonner le fonctionnement et la fonctionnalité de l'espace de bureau, en veillant à ce que tous les systèmes fonctionnent correctement et en organisant les changements et les améliorations nécessaires.

• ​Assurer la liaison avec la direction du bâtiment et les fournisseurs locaux pour les réparations, l'entretien et la sécurité.

• ​Être en charge des tâches de réception, y compris l'accueil des visiteurs et des vendeurs, l'expédition et la réception, l'impression et la numérisation.

• ​Maintenir l'organisation du bureau, l’équipement divers de bureau et l'inventaire des fournitures.

• ​Coordonner l'intégration des nouveaux membres du personnel et agir en tant que ressource générale pour les nouveaux employés.

• ​Aider à planifier les événements sociaux, les réunions et les services de restauration du bureau et de l'entreprise.

• ​Contribuer à la traduction en anglais et en français des documents

• ​Approuver les factures liées au bureau et effectuer les rapprochements des cartes de crédit du bureau.

• ​Coordonner la logistique de déplacement et d'hébergement du personnel et des clients

• ​Maintenir et communiquer des mises à jour précises sur les effectifs du personnel local, en veillant à ce que tous les dossiers soient à jour et à ce que les divergences soient rapidement traitées.

• ​Soutenir les initiatives de planification de l'espace de travail, les rénovations et les extensions de bureaux

• ​Travailler avec l'équipe informatique de BGC sur les besoins des bureaux locaux, l‘entretien et la fonctionnalité de l'équipement informatique et audiovisuel.

• ​Soutenir le personnel sénior en ce qui concerne les notes de frais, la coordination des voyages et la programmation des réunions.

• ​Fournir du soutien aux projets, y compris la coordination de la logistique sur le terrain, la programmation des réunions et la rédaction de procès-verbaux, la mise en œuvre des exigences des clients en matière de produits à livrer, la gestion des dossiers, l'administration et la communication de calendriers des différentes équipes de projet.

• ​Soutenir le gestionnaire du bureau de Montréal, le personnel du bureau et l'ensemble de l'équipe administrative de BGC selon les besoins.

• ​Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins ​​​​

Formation, expérience et compétences requises  

• ​​​​​Au moins 7 ans d'expérience professionnelle pertinente

• ​Parler couramment le français et l'anglais et être capable de communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit dans les deux langues.

• ​Proactif(ve) et motivé(e)

• ​Fiable, adaptable et capable de s'adapter à des priorités changeantes.

• ​Capable d’hiérarchiser les tâches afin de respecter les délais et à prêter attention aux détails.

• ​Approche collaborative du travail en équipe

• ​Maîtrise des produits MS Office et d'Adobe Acrobat

• ​À l'aise avec l'apprentissage de nouvelles technologies et de nouveaux logiciels

• ​Excellentes compétences d’organisation et en matière de communication orale et écrite

• ​Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe

• ​Engagement à promouvoir la culture et les valeurs du bureau et de l'équipe

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Avantages sociaux 

BGC offre à ses employés les avantages suivants :  

• Notre culture d’Une Équipe (« One Team ») favorisant la santé, le bien-être, la sécurité et la diversité
• Un programme d'avantages sociaux complet
• Couverture de santé, des soins dentaires et des soins de la vue
• Assurance invalidité de longue durée, assurance vie, assurance accidents et assurance pour les déplacements d’affaires
• Programme d'assistance aux employés
• Compléments pour congé de maternité/paternité
• Opportunités de développement professionnel et de mentorat
• Environnement de travail flexible avec des options de travail hybrides
• Activités sociales et de bien-être
• Environnement de travail décontracté et professionnel

BGC s'efforce de créer un lieu de travail où l'équité, la diversité et l'inclusion font partie intégrante de notre culture et de nos pratiques professionnelles. Rejoignez-nous dans notre engagement à honorer l'individualité, à garantir l'équité et à créer un environnement accueillant pour tous. En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, nous encourageons tous les candidats à postuler, y compris ceux qui sont victimes d'inégalités, comme les personnes racialisées, les personnes autochtones, les femmes, les personnes d'orientations, d'identités et d'expressions sexuelles diverses, les anciens combattants, les personnes handicapées, les personnes de toutes confessions, de toutes nationalités, de tous états civils, de tous âges et de toutes situations familiales. Pour obtenir de l'aide ou des aménagements dans le cadre de votre candidature, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : careers@bgcengineering.ca.