Officier De La Logistique Et Admin – (pour Les Nationaux Congolais Seulement)

Titre du poste :                      Officier de la logistique et Admin – (Pour les nationaux congolais seulement)

Département :                            Département des Operations 

Lieu d'affectation :                   Kalehe

Responsable hiérarchique :  Chef des programmes

Type de poste :                  Temps plein

Nonviolent Peaceforce (NP) est une organisation non gouvernementale internationale dynamique. Nous travaillons avec des personnes touchées par des conflits violents afin d'améliorer leur sécurité et leur dignité par le biais de la protection civile non armée (PCN). Nous nous efforçons de réduire la violence, de protéger les civils dans les pays touchés par des conflits violents et leurs conséquences, et de contribuer à transformer la réponse du monde aux situations de conflit.

Vue d'ensemble :

NP est en train de mettre en place son programme national en RDC pour soutenir le renforcement de la sûreté et de la sécurité des communautés touchées par divers conflit dans le Sud-Kivu et le Nord-Kivu. Par le biais de la Protection Civile Non-Armée (PCN), NP aide les communautés locales à prévenir la violence et à promouvoir une paix positive. La programmation de NP se concentrera sur le renforcement des capacités des communautés locales à s'engager dans des méthodes d'autoprotection non violentes telles que l'accompagnement/la présence protectrice, les initiatives de sûreté et de sécurité dirigées par la communauté telles que les techniques de désescalade des conflits et les mécanismes d'alerte/de réponse rapide. Le financement obtenu s'étend sur plusieurs années et offre une opportunité passionnante d'être à l'avant-garde de la protection civile durable.  

Résumé du poste :

Le responsable de la logistique et Administration travaillera directement avec l'équipe de NP RDC pour superviser toutes les fonctions logistiques de NP à Kalehe. Il/elle gérera et entretiendra le bureau et la maison d'hôtes de Kalehe et soutiendra toutes les fonctions opérationnelles pour permettre à l'équipe des programmes de mener à bien la mise en œuvre du programme de manière efficace et sûre. Cela inclut la logistique, l'approvisionnement, la gestion du parc automobile, les technologies de l'information, l'analyse et l'orientation en matière de sûreté et de sécurité, ainsi que le soutien aux fonctions administratives.  

Le responsable de la logistique et Administration travaillera avec le responsable de l'administration et des ressources humaines et le responsable de zone au développement, à la mise en œuvre et à la maintenance de systèmes logistiques efficaces pour soutenir la programmation de NP au Nord-Kivu et contribuer à l'analyse et à l'orientation en matière de sécurité et de sûreté. Le logisticien interagit avec toutes les autres fonctions ainsi qu'avec les équipes de programme sur le terrain. 

Principales responsabilités :

Engagement envers les principes de la PN

• Démontrer un engagement envers le mandat et les principes de NP

• Servir de modèle à la communauté en matière de coexistence pacifique et de non-violence, et maintenir en permanence une image positive de l'organisation au sein de la communauté.

Approvisionnement :

• Veiller à ce que les achats soient effectués conformément aux politiques de NP

• Gérer la base de données des achats et s'assurer que les documents relatifs aux achats sont complets et que toutes les approbations ont été obtenues avant que les achats ne soient effectués.

• Être responsable de l'approvisionnement direct ou du suivi de l'approvisionnement

• Procéder à l'évaluation du marché et à l'analyse des offres, le cas échéant

Gestion d'un bureau et d'une maison d'hôtes

• Jouer un rôle de premier plan dans l'identification des bureaux auxiliaires et des chambres d'hôtes, la procédure d'appel d'offres, les contrats et la mise en place.

• Soutenir la supervision de la réhabilitation et de la modernisation des locaux des PN

• Veiller à ce que les locaux soient sûrs, bien entretenus et bien approvisionnés pour les bureaux et les chambres d'hôtes.

• Soutenir le personnel de sûreté et de sécurité de la PN dans la mise à niveau des locaux de la PN pour répondre aux normes de sécurité et d'exploitation

• Gestion des actifs

• Veiller à ce que le suivi des actifs soit mis en œuvre et à ce que les actifs du PN et des donateurs soient consignés avec précision, y compris les articles exceptionnels qui nécessitent un enregistrement et un suivi des mouvements.

• Élaborer une politique et soutenir la mise en œuvre du dédouanement, de l'enregistrement des équipements, des licences et de l'assurance

• Enregistrer et étiqueter correctement tous les biens et l'inventaire conformément aux politiques et procédures de NP.

• Tenir à jour le registre des biens, les cartes de biens et les formulaires de délivrance personnelle en indiquant où se trouve chaque bien et à qui il a été délivré.

• Effectuer un contrôle mensuel des actifs

Gestion du parc automobile

• Soutien à l'identification des véhicules et des conducteurs (location), y compris le suivi des contrats de location et des paiements.

• Veiller à ce que tous les véhicules disposent d'un carnet de bord et à ce que tous les conducteurs et le personnel le remplissent à chaque voyage.

• S'assurer que tous les véhicules disposent d'une roue de secours, d'une trousse de premiers secours, d'un kit d'outils d'urgence, des numéros de contact en cas d'urgence et des numéros internes des véhicules, et que les conducteurs effectuent des contrôles réguliers des véhicules.

• Compilation mensuelle des feuilles de route des véhicules.

• Programmer l'utilisation des véhicules pour répondre aux besoins programmatiques et opérationnels.

Administration et opérations

• Appui aux procédures administratives si nécessaire

• Apporter un soutien au gestionnaire administratif/des ressources humaines dans la mise en œuvre des politiques et des systèmes d'administration et de ressources humaines de la PN.

• Soutien aux déplacements, à l'orientation et à l'intégration dans le processus

• Évaluer les besoins et recommander des solutions logicielles et informatiques, et contribuer à la résolution des problèmes informatiques qui se posent.

• Supervision et gestion quotidienne des nettoyeurs et organisation de leurs horaires de travail et de leurs congés.

• Réaliser des enquêtes et des évaluations de marché en rapport avec la fonction d'administrateur et aider les autres services dans ce domaine.

• Organisation d'événements : Responsable de l'organisation d'événements, d'ateliers, de réunions et de formations pour l'accueil des nouveaux membres du personnel, les cérémonies d'adieu, les conférences, etc.

• Gestion du nettoyage et de l'hygiène des bureaux, y compris des espaces ouverts/extérieurs et des maisons d'hôtes - rapports mensuels sur la liste de contrôle du nettoyage.

• Assurer un approvisionnement suffisant en électricité et en eau, ainsi qu'en eau potable dans les bureaux (suivi, dossiers et rapports mensuels).

• Fournitures de bureau/papeterie : responsable de la gestion des stocks de fournitures de bureau et d'autres fournitures dans les magasins.

• Dossiers administratifs/Conservation des dossiers : Responsable de la conservation, d'une manière conviviale, du système de classement de l'administration et des dossiers et documents d'archives.

• Responsable du personnel de la maison d'hôtes, du nettoyage et de l'entretien, ainsi que du suivi des paiements, et veiller à ce que tous les paiements liés à l'hébergement dans la maison d'hôtes soient correctement effectués.

• En étroite coordination avec les responsables hiérarchiques, il/elle sera responsable de l'entretien des sièges et du mobilier du bureau de Kalehe (personnel et visiteurs).

• Gestion des magasins administratifs du bureau de Kalehe (nettoyage, organisation et conservation des articles et des dossiers). Rapports trimestriels

• Responsable du suivi des services sous contrat, des dates d'expiration et des dates limites de notification de résiliation.

• Responsable de la supervision de l'utilisation et du réapprovisionnement des trousses de premiers secours dans les locaux du bureau.

• Offrir tout autre soutien administratif nécessaire.

Autres  

• Effectuer toute autre tâche liée au travail qui pourrait lui être confiée
• Être disponible pour travailler le soir et le week-end, dans des situations planifiées ou d'urgence.
• Être disponible sur n'importe quel site en fonction des besoins de l'organisation.

Qualifications :

• Licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe équivalent
• 3 à 4 ans d'expérience professionnelle dans le secteur des ONGI
• Minimum de 3 ans d'expérience dans la logistique et l'administration au sein d'une ONGI. Une expérience dans le domaine de la création d'entreprise est un avantage.
• Expérience du suivi, de l'analyse et de la collecte d'informations sur la sûreté et la sécurité et de la fourniture d'orientations sur la sûreté et la sécurité dans le secteur des ONG.
• Compréhension démontrée de la conformité des donateurs
• Un engagement fort en faveur de la sécurité et de la protection des civils
• Capacité à fixer des priorités, à résoudre des problèmes et à analyser des données
• Flexibilité, fiabilité et résistance au stress

Aptitudes et compétences

• Excellentes compétences écrites et orales en français. L'anglais est un atout.
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et d'analyse.
• Capacité à travailler efficacement en équipe et de manière indépendante, en coordonnant plusieurs équipes différentes sur un même produit.

Qualifications souhaitées :

• Expérience de la mise en œuvre de programmes sur le terrain, idéalement dans des situations d'urgence humanitaire
• Connaissance ou intérêt manifeste pour la protection des civils, la sécurité humaine, la réduction de la violence et/ou la consolidation de la paix.
• Capacité à fixer des priorités
• Capacité à communiquer efficacement avec les individus, à motiver et à diriger une équipe, ainsi qu'à travailler et à vivre dans un environnement multiculturel.

Conditions de travail :

• Ce poste sur le terrain peut impliquer des conditions de vie difficiles, un accès limité aux commodités et des situations de sécurité potentiellement instables.
• Vous devez être prêt à vivre dans un logement de base ou non traditionnel, qui peut inclure des logements partagés, des camps ou des lieux de travail sur le terrain.
• Capacité avérée à respecter des protocoles de sécurité stricts

Processus de candidature

• Les candidats qui remplissent les conditions susmentionnées sont priés de soumettre un CV (2 pages maximum) et une lettre de motivation (1 page maximum), via notre site web, détaillant leur expérience et la manière dont ils se qualifient pour le poste. Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération.
• La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 5th janvier 2025.
• Les candidats peuvent être sélectionnés avant la date de clôture ; postulez rapidement.
• Dans le cadre du processus de recrutement, les candidats présélectionnés peuvent être invités à effectuer un travail technique avant de participer à un entretien.

AVIS SPÉCIAL

Nonviolent Peaceforce est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale ou de statut d'ancien combattant protégé, et ne feront l'objet d'aucune discrimination fondée sur un handicap.

Nonviolent Peaceforce reconnaît son devoir de protection et de promotion du bien-être de ses employés, de ses sous-traitants, de ses bénévoles, de ses stagiaires, des communautés avec lesquelles elle travaille et des autres parties prenantes. Elle s'engage à veiller à ce que les pratiques de protection reflètent les responsabilités statutaires et les orientations gouvernementales et soient conformes aux meilleures pratiques dans le secteur de l'humanitaire et du développement. NP attend de l'ensemble de son personnel et de ses bénévoles qu'ils partagent cet engagement par le biais de son code de conduite. Nous veillons en priorité à ce que seules les personnes qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutées pour travailler avec nous.

Le titulaire du poste suivra le niveau de formation approprié et il lui incombe de s'assurer qu'il comprend et respecte les politiques de sauvegarde de l'organisation.

Toute offre d'emploi est subordonnée à l'obtention de références satisfaisantes et à la réalisation de contrôles appropriés, qui peuvent inclure des vérifications du casier judiciaire et du financement de la lutte contre le terrorisme. NP participe également à l'initiative Inter Programme de divulgation des fautes professionnelles de l'Agence . Conformément à ce système, nous demanderons aux anciens employeurs des candidats à l'emploi de nous fournir des informations sur toute découverte d'exploitation sexuelle, d'abus sexuel et/ou de harcèlement sexuel pendant l'emploi ou sur des incidents faisant l'objet d'une enquête lorsque le candidat a quitté l'entreprise.

l'emploi. En soumettant sa candidature, le candidat à l'emploi confirme sa compréhension de ces procédures de recrutement.

Modalité de soumission

 Les applications seront soumises : aux bureaux de NP à Kalehe Centre (non loin du bureau de World Vision), a Bukavu, dans l]Avenue du gouverneur a cote de ZOA   ou à l'adresse électronique suivante npdrc-logistics@nonviolentpeaceforce.org avec le titre « Demande de Officier de la Logistique et Admin » au plus tard le 05 janvier 2025 à 17h30.

PAS DE FRAIS  

Nous ne demandons jamais de paiement dans le cadre de notre processus de sélection et nous contactons toujours les candidats par l'intermédiaire de nos comptes et plateformes d'entreprise. Si vous êtes sollicité pour un paiement, il s'agit probablement d'une démarche frauduleuse. Veuillez vérifier si le poste qui vous intéresse est affiché sur notre site web.