Gestionnaire D’annuités (en Back Office)

Descriptif du poste Gestionnaire d’annuités (en Back Office)

Description de l’équipe :

• Collaboration principale directe avec une équipe de 4/5 personnes (Gestionnaires d’annuités + Team leader) sur le site Novagraaf Technologies située en France
• Collaboration directe possible avec l’équipe annuités de Novagraaf Suisse (4 personnes)
• Collaboration indirecte possible avec les Ingénieurs et paralegals brevets + services supports de Novagraaf Technologies située en France (exemple : le service comptable, le service IT..)

Description de l’entreprise Novagraaf France :

• L'équipe Brevets de Novagraaf est présente en France, en Suisse, au Royaume-Uni et au Japon. Elle couvre des domaines techniques très variés notamment la chimie et les sciences de la vie, les technologies de l’information, des communications et l’intelligence artificielle, ainsi que la mécanique, la physique et le traitement des matériaux.
• L’équipe Brevets intervient sur tous les sujets relatifs à la création, la gestion et l’exploitation des brevets
• L’équipe de Novagraaf Technologies (Brevets) représente environ une cinquantaine de personnes

Temps de travail : à définir avec Héger

Lieu d’exercice et mobilité demandée : Tunis – Déplacements possibles en France/Allemagne

Mission principale du service : surveillance et gestion du paiement d’annuités. Pour maintenir un brevet en vigueur, son titulaire doit acquitter une taxe annuelle appelée "annuité". Le brevet peut être maintenu en vigueur pendant une durée maximale de 20 ans (généralement). Passé cette période ou lorsque les annuités ne sont plus payées, le brevet tombe dans le domaine public, c’est-à-dire que l'invention qu'il protégeait ne bénéficie plus de protection et que toute personne peut l’exploiter librement.

Mission principale du poste : seconder le service annuités dans sa mission (Back Office). Possibilité d’évoluer vers un poste de Gestionnaire d’annuités (en Front Office)

Activité du service :

• Volume d’annuités en gestion : environ 30 000 annuités

• Gestion d’un important portefeuille d’annuités pour différents types de clients : particuliers, établissements publics, établissements privés pour lesquels Novagraaf est en charge de la procédure (c’est-à-dire du dépôt des brevets auprès des Offices)

• Gestion de portefeuilles clients uniquement annuités (procédure de dépôt des brevets est externe à Novagraaf) : surveillance des délais, surveillance des informations/mises à jour des données transmises par différentes sources (cabinets et/ou clients), enregistrement de ces données et des délais correspondants sur le logiciel dédié

• Gestion du courrier entrant sur différentes adresses courriels : une adresse générale de service et plusieurs adresses courriels spécifiques dédiées à des clients particuliers (volume d’annuités important)

• Préparation, édition et envoi des Avis / Rappels d’échéances d’annuités tenant compte des spécificités clients. Ces rappels peuvent être annuels, semestriels ou trimestriels et sont édités par le biais de traitements spécifiques sur un logiciel dédié à la gestion des annuités

• Gestion et surveillance des instructions clients sur un logiciel dédié à la gestion des annuités : ordres d’abandon, ordres de paiement, ordres de cessation de surveillance

• Edition et transmission des factures aux clients selon leurs spécificités (courrier, email, chorus pro et autres plateformes…). Enregistrement des factures sur le logiciel dédié et traitement en lot des délais associés

• Surveillance des Quittances Officielles de paiement reçues. Enregistrement sur le logiciel dédié. Traitement en lot des délais associés

• Fournir aux clients, sur demande ou selon les accords mis en place, divers documents : états de portefeuille, états budgétaires, état de facturation

• Recueillir et documenter les informations sur l'activité et la configuration technique des clients

• Implication dans la démarche qualité du groupe :
  • Aide à la création, application et mise à jour de procédures / modes opératoires internes et procédures clients
  • Savoir construire des relations solides et positives avec les clients clés à différents niveaux
  • S'assurer que les demandes des clients clés sont résolues rapidement et traitées de manière professionnelle
  • Identifier les besoins en formation/connaissances des clients et des collègues
  • Préparer et assurer la formation des clients et des collègues si nécessaire

• Assurer le suivi des clients et maintenir un contact régulier (sur le poste de gestionnaire d’annuités)

• Implication dans l’évolution de l’organisation et des outils Annuités au niveau du groupe

Profil du poste :

• Hard skills :

• Expérience professionnelle: une expérience de gestion administrative dans une structure internationale est recommandée

• Formations: Niveau Bac / Bac+2

• Maîtrise des outils bureautiquesfortement recommandée : Word, Excel (niveau débutant accepté), Outlook

• Niveau de langue:

Français écrit maîtrisé / Oral débutant

Anglais écrit intermédiaire / Oral débutant

• Soft skills:

• La communication :

• savoir écouter

• se faire comprendre aussi bien à l’oral qu’à l’écrit

• L’esprit critique :

• savoir remettre en question

• savoir s'adapter

• savoir mener une réflexion logique

• L’attitude constructive :

• savoir coopérer

• adopter une attitude positive

• rester courtois

• L’éthique professionnelle :

• être organisé

• faire preuve de ponctualité

• Le travail d’équipe :

-savoir collaborer