Production Coordinator - Whisper Cymru

PRODUCTION COORDINATOR – WHISPER CYMRU

Whisper is a leading global production company, specialising in sports, unscripted and branded entertainment.

Our diverse team of over 270 team members work in offices across the UK and beyond, producing top level sports such as Formula One, UEFA and The Paralympics, as well as branded content, prime-time documentaries and entertainment quiz shows for a raft of broadcasters.

In 2023 Whisper won a BAFTA and was nominated for an International EMMY. 

It's co-owned by Sony Pictures Television and is a seven-times Broadcast Best Places to Work. 

Whisper Cymru are looking for a Production Coordinator to join us to work on our ongoing slate. The post would suit somebody who has live & factual experience and is used to working to fast turnaround schedules. 

The successful candidate will have excellent communication skills, experience in coordinating complex shoots, booking travel & crew, good prior knowledge of rights & music clearance; post production paperwork & archive clearance, have the ability work on their own initiative whilst being confident about when to refer up.

Key Responsibilities:

• Providing direct support to the Production Management team, assisting with the communication of key production information to Producers and the editorial team

• Planning shoots (including overseas) and booking crews and travel arrangements

• Producing complex call sheets with accurate and detailed movement orders

• Scheduling shoots and edits; often juggling key personnel time with diverse requirements

• Maintaining accurate financial records; reporting any budgetary issues

• Coordinating post production requirements (including edit schedules and client approvals process) and delivery specifications

• Experience of completing post production paperwork and a basic understanding of music & archive clearance

• Understanding of Health and Safety policies

Skills and Experience:

• At least one years’ experience working in production as a Production Coordinator

• Experience setting up shoots with fast turnaround rushes

• Comfortable working in a busy ever-changing environment within production team

• Experience of dealing with logistics for filming abroad including visa applications and carnets

• Good communication skills and an aptitude to learn new tasks as well as a strong team ethic

• Excellent organisational and time management skills

• Basic budgeting skills

• Excellent IT skills; knowledge of a range of software packages

• The ability to prioritise tasks and work under pressure

• Ability to work effectively with others and manage relationships in a diverse team including the ability to manage up and provide positive and effective support to the editorial

• A proactive attitude to work and promoting a positive work ethic in the team

• Ability to work on your own initiative

• Excellent attention to detail and ability to react quickly to project changes

• Flexibility and adaptability to changing workloads and new systems

Location:  

The base for this position is Whisper Cymru offices in Cardiff

Working Days:

5 day week, x4 days in office and x1 day WFH.

This role will require a degree of flexibility and weekend working. You will be expected to work with the team to plan a schedule based on production requirement.

Lieu days will be given for any days worked over a five-day week.

Whisper offer the option of flexitime hours subject to production requirements.

Start:

ASAP - 6 Month contract

Salary:

Based on experience

Application Closing:

Mon 17th June

How to apply:

Please upload your CV and tell us in your own way why you are the right candidate for this role

CYDLYNYDD CYNHYRCHU – WHISPER CYMRU

Mae Whisper yn gwmni cynhyrchu blaenllaw byd-eang, yn arbenigo mewn chwaraeon ac adloniant brand heb ei sgriptio.

Mae ein tîm amrywiol o dros 270 o aelodau staff yn gweithio mewn swyddfeydd ledled y DU a thu hwnt, yn cynhyrchu chwaraeon o’r lefel uchaf fel Formula One, UEFA a’r Paralympics, yn ogystal â chynnwys brand, rhaglenni dogfen amser brig a sioeau cwis adloniant ar gyfer llu o ddarlledwyr.

Yn 2023 enillodd Whisper BAFTA a chafodd ei enwebu ar gyfer EMMY Rhyngwladol.

Mae Sony Pictures Television yn un o gyd-berchnogion y cwmni ac mae wedi ennill gwobr Lle Darlledu Gorau i Weithio ar saith achlysur.

Mae Whisper Cymru yn chwilio am Gydlynydd Cynhyrchu i ymuno â ni i weithio ar ein prosiectau parhaus. Byddai'r swydd yn addas ar gyfer rhywun sydd â phrofiad byw a ffeithiol ac sydd wedi arfer â gweithio i gyfyngiadau amser tynn. Bydd gan yr ymgeisydd llwyddiannus sgiliau cyfathrebu rhagorol, profiad mewn cydlynu saethu cymhleth, trefnu anghenion teithio a chriw, gwybodaeth flaenorol dda am hawliau a chlirio cerddoriaeth; gwaith papur ôl-gynhyrchu a chlirio archif, yn gallu gweithio ar eu liwt eu hunain tra'n hyderus ynghylch pryd i atgyfeirio.

Prif gyfrifoldebau:

• Darparu cefnogaeth uniongyrchol i’r tîm Rheoli Cynhyrchu, gan gynorthwyo gyda chyfathrebu gwybodaeth gynhyrchu allweddol i Gynhyrchwyr a’r tîm golygyddol
• Cynllunio sesiynau ffilmio (gan gynnwys dramor) a bwcio criwiau a threfniadau teithio
• Cynhyrchu taflenni galwadau cymhleth gyda gorchmynion symud cywir a manwl
• Amserlenni sesiynau ffilmio a golygu; yn aml yn delio â gofynion amrywiol yn ogystal ag amser personél allweddol
• Cynnal cofnodion ariannol cywir; adrodd ar unrhyw faterion cyllidebol
• Cydlynu gofynion ôl-gynhyrchu (gan gynnwys amserlenni gwaith golygu a’r broses cymeradwyo cleientiaid)
• Profiad o gwblhau gwaith papur ôl-gynhyrchu a dealltwriaeth sylfaenol o glirio cerddoriaeth ac archif
• Dealltwriaeth o bolisïau Iechyd a Diogelwch

Sgiliau a Phrofiad:

• O leiaf blwyddyn o brofiad yn gweithio ym maes cynhyrchu fel Cydlynydd Cynhyrchu
• Profiad o baratoi sesiynau ffilmio a gwirdroi gwaith yn gyflym
• Yn gyfforddus yn gweithio mewn amgylchedd prysur sy'n newid yn barhaus o fewn y tîm cynhyrchu
• Profiad o ymdrin â logisteg ar gyfer ffilmio dramor gan gynnwys ceisiadau visa a carnets
• Sgiliau cyfathrebu da a'r ddawn i ddysgu tasgau newydd yn ogystal â’r gallu i weithio’n dda fel aelod o dîm
• Sgiliau trefnu a rheoli amser rhagorol
• Sgiliau cyllidebu sylfaenol
• Sgiliau TG rhagorol; gwybodaeth am ystod o becynnau meddalwedd
• Y gallu i flaenoriaethu tasgau a gweithio dan bwysau
• Y gallu i weithio'n effeithiol gydag eraill a rheoli perthnasoedd mewn tîm amrywiol, gan gynnwys y gallu

i rheoli a darparu cefnogaeth gadarnhaol ac effeithiol i'r tîm golygyddol

• Agwedd ragweithiol at waith a hyrwyddo etheg gwaith cadarnhaol yn y tîm
• Y gallu i weithio ar eich menter eich hun
• Sylw rhagorol i fanylion a'r gallu i ymateb yn gyflym i newidiadau i brosiectau
• Hyblygrwydd a'r gallu i addasu i lwythi gwaith newidiol a systemau newydd

Lleoliad:  

Y ganolfan ar gyfer y swydd hon yw swyddfeydd Whisper Cymru yng Nghaerdydd

Diwrnodau gaith:

5 diwrnod yr wythnos; 4x diwrnod yn y swyddfa ac 1 diwrnod yn gweithio adref.

Bydd y rôl hon yn gofyn am rywfaint o hyblygrwydd a gweithio ar y penwythnos. Bydd disgwyl i chi weithio gyda'r tîm i gynllunio amserlen yn seiliedig ar ofynion cynhyrchu.

Rhoddir diwrnodau lieu ar gyfer unrhyw ddiwrnodau a weithiwyd dros wythnos bum niwrnod.

Mae Whisper yn cynnig yr opsiwn o oriau hyblyg yn amodol ar ofynion cynhyrchu.

Dechrau:

Cyn gynted â phosib – cytundeb 6 mis

Cyflog:

Yn ddibynnol ar brofiad

Dyddiad cau:

Dydd Llun 17eg Mehefin

Sut i ymgeisio:

Llwythwch eich CV i’r linc isod a dywedwch, yn eich ffordd eich hun, pam mai chi yw’r ymgeisydd gorau ar gyfer y swydd