Office Manager

(English version below)

Office Manager

Für unser Berliner Büro suchen wir ab sofort Unterstützung im Bereich Office Management in Teilzeit (20-30h)

Als Office Manager bist du die gute Seele des Büros, verantwortest die Büroorganisation und bist der erste und direkte Ansprechpartner für unser Management-Team, unsere Mitarbeiter, unsere Untermieter und externen Dienstleister. Dafür ist es notwendig, dass du einen Großteil deiner Arbeitszeit vor Ort im Office verbringst (3-4 Tage/Woche).

Zu deinen Aufgaben gehören:

• Besetzung der Rezeption und Empfang von Post

• Mail und Telefonkorrespondenz

• Post- und Rechnungseingangsbearbeitung

• Koordination von Terminen

• Reiseorganisation

• Verwaltung von geschäftsbezogenen Dokumenten (Verträge, Bestell- und Lieferdokumente)

• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial, Mitarbeiter-Bedarf, Office-Ausstattung

• Klärung von Mietangelegenheiten mit der Hausverwaltung/Hausmeister

• Eventorganisation (Unternehmensveranstaltungen intern & extern, Teamevents)

• Unterstützung bei personalrelevanten administrativen Aufgaben:  Pflege unseres Personalmanagementsystems, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit unserem Lohnbüro, Unterstützung im On-und Offboardingprozess von Mitarbeitern

Dein Profil:

• 2-3 Jahre Berufserfahrung im Administrations- bzw. Assistenzbereich

• Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit

• Zuverlässigkeit sowie dienstleistungsorientierte, eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise

• Sicheres und freundliches Auftreten sowie Kommunikationsstärke

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Erfahrung mit Personalmanagementsystemen (kein muss)

• Gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Bereitschaft, 3-4 Mal pro Woche im Büro zu arbeiten

• Überdurchschnittliches Engagement, Verantwortungsbereitschaft und Eigeninitiative runden dein Profil ab

Was wir bieten:

Werde Teil eines erstklassigen Teams in einem internationalen Umfeld mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen. Innovation, Kreativität und Eigenverantwortung stehen bei uns an erster Stelle. Abgesehen von den Menschen, unserer Kultur, unseren Werten und unserer Mission, gibt es zahlreiche Argumente, die Aklamio zu einem großartigen Arbeitsplatz machen:

• Steile Lernkurve: Ein internationales und schnell wachsendes Unternehmen, das sich mit Dir entwickelt
• Flexibilität: flexible wöchentliche Home-Office-Regeln und Arbeitszeiten
• Großzügiger Arbeitgeberzuschuss für die betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• regelmäßige Teamevents - gemeinsame Mittagessen, Workshops, Summer- & Christmas Parties, After Work Drinks

Interesse?

Dann sende uns deine aussagekräftige Bewerbung zu!

Office & HR Manager

We are currently seeking support for our Berlin office in the field of Office/HR Management (part-time (20-30h))

As an Office & HR Manager, you will be the heart of the office, responsible for office organization, and the first point of contact for our management team, employees, subtenants, and external service providers. This duty entails committing a considerable part of your working hours to being physically present in the office (3-4 days/week).

Your tasks include:

• Staffing the reception desk and receiving mail

• Email and telephone correspondence

• Processing incoming mail and invoices

• Coordination of appointments

• Travel organization

• Management of business-related documents

• Management and ordering of office supplies, employee needs, and office equipment

• Handling rental matters with the property management/caretaker

• Event organization (company events, both internal and external, team events)

• Support with personnel-related administrative tasks: maintenance of our personnel management system,  assistance in the preparation and post-processing of monthly payroll in cooperation with our payroll office, support in the onboarding and offboarding processes of employees

Your profile:

• 2-3 years of experience in administration or assistance

• Organizational talent and multitasking abilities

• Reliability and a service-oriented, independent, and conscientious work style

• Confident and friendly demeanor with strong communication skills

• Proficiency in common MS Office applications, preferably experience with personnel management systems (not mandatory)

• Good German and English language skills in both written and spoken forms

• Open to work in the office 3-4 times per week

• Commitment and willingness to take on responsibility and initiative complete your profile

Why join us

Become part of an excellent team in an international environment with flat hierarchies and fast decision-making. Innovation, creativity, and ownership are our top priorities! At Aklamio, we are committed to providing a mutually respectful work environment. We believe diversity, team building, and inclusion among our teammates are essential to our success. 

• Challenging team and career growth opportunities
• Flexibility: Flexible weekly home office policies and working hours.
• Generous employer contribution to company pension plans.
• 30 days of vacation
• Regular team events: Shared lunches, workshops, summer and Christmas parties, and after-work drinks.