FR People Admin Assistant

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En tant qu'assistant de formation, vous serez sous la responsabilité du HR Development Manager et rejoignez une équipe de 3 collaborateurs. Le poste est basé à Saint André de Corcy.

Votre rôle sera de venir en soutien du gestionnaire de formation en intervenant dans le traitement de la formation sur plusieurs périmètres. Ainsi, vous aidez à la coordination, à la réalisation, au déploiement, au suivi et à la finalisation de différents projets et missions en lien principalement avec le pôle formation - compétences.

1. Organisation de la formation Pour le périmètre permanent, vous aurez la charge de la coordination de la formation. Vous serez donc en interface avec les acteurs de cette activité – à savoir centre de formation, manager et salariés permanents.

Suivi du plan de formation et de la planification des sessions pour votre périmètre

Coordination des sessions en se positionnant en tant que garant de leur bonne complétude : Relance, consolidation de la présence des participants et inscription auprès des centres de formation ; mise à jour et adaptation du processus d'organisation appliqué ; efficacité et réactivité face aux imprévus

Mise à jour quotidienne via les tableaux d'organisation de la formation, suivi des sessions et gestion des problématiques techniques éventuelles

Récupération de l'ensemble des documents de la session de la formation

Reporting régulier de son activité et des points de blocages auprès de son manager

2. Gestion administrative des dossiers de formation Votre rôle sera de traiter administrativement les dossiers de formation, de la réception de leurs éléments constitutifs jusqu'à leur clôture. Cette intervention se fera sur le périmètre permanent principalement et pourra être attribuée dans le temps en fonction de la montée en compétence. Ces évolutions seront définies conjointement avec la DRH et le manager.

• Traitement administratif des dossiers de formation, de la réception de leurs éléments constitutifs jusqu'à leur clôture : réception des éléments constitutifs d'un dossier ; vérification des documents en concordance avec la fiche de demande de formation transmise par l'organisateur de la formation ; relance et ajustement du dossier si nécessaire ; dépôt du dossier à l'OCPO selon l'entité juridique portant la formation ; Envoi des factures OF à la comptabilité pour paiement (BAP) ; suivi de la prise en charge du dossier ; saisie des données sur les tableaux de suivi ; Traitement du dossier jusqu'au remboursement et la clôture de ce dernier  • Suivi via les tableaux de formation et reporting le cas échéant des données dans l'objectif de permettre au manager de les subir en vue des bilans client, plan de formation, bilan financier et comptable de la formation, … Annonce Recrutement / Fiche de poste Assistant de formation en alternance / 2023 • Reporting auprès de son responsable des points de blocage rencontrés pour les traiter dans les meilleurs délais ;  • Interface avec les acteurs internes de la formation : principalement les opérations ; finance-comptabilité ; les autres services ;  • Interface avec les acteurs externes de la formation : les OPCO ; les centres de formation dans le cadre de la gestion administrative des dossiers • Intervention en appui du gestionnaire de formation dans la gestion administrative des dossiers de formation des autres périmètres – à savoir intérimaires et personnels détachés.

3. Autres missions En tant qu'assistant de formation, votre rôle sera également d'intervenir sur des projets transversaux du pôle développement RH. Vous participez donc à l'application de la politique définie par la DRH en la matière en gardant en mémoire les objectifs inhérents d'engagement et de fidélisation des talents ; d'accompagnement des montées en compétences et de transmission ; de développement de la performance de l'entreprise ; du développement de la marque employeur. Ainsi, vos attributions sont susceptibles d'évoluer conformément à vos fonctions et qualifications ainsi qu'aux évolutions conjoncturelles et organisationnelles du Groupe.

PROFIL  En recherche d'une alternance dans le cadre d'une formation Bac+ 3 à Bac+ 5 orienté RH, vous êtes fournis par l'administratif, par une activité riche, dynamique et polyvalente.  Vous montrez de l'intérêt pour l'univers de la formation. Votre rigueur et votre précision, votre goutte pour les chiffres, votre ouverture d'esprit c'est-à-dire savoir aller chercher l'information et les solutions adaptées (+ curiosité indispensable), vos capacités d'organisation et de priorisation Couplés à un sens de la communication, d'écoute et d'aisance dans vos relations aux autres seront autant de qualités appréciées pour mener à bien vos missions sur ce poste.