Assistant(e) Exécutif(ve) / Executive Assistant

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L’opportunité

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) exécutif(ve) exceptionnel(le) ayant une expérience avérée dans la gestion de projets et d'initiatives complexes. Sous la responsabilité du COO, ce poste consiste principalement à soutenir le CEO et la COO dans l'exécution de diverses tâches et activités liées à leur travail quotidien. Le titulaire de ce poste peut également être amené à soutenir d'autres dirigeants et à coordonner diverses tâches et projets administratifs. Il s'agit d'un poste où la capacité d'adaptation et l'ingéniosité sont essentielles. Le candidat idéal est une personne très organisée, soucieuse du détail et proactive, dotée d'excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.

Lieu                                                                                             Type d’emploi

Canada, Québec, Montréal                                                  Permanent, Temps plein

Les principales tâches et responsabilités

• Fournir un soutien administratif et opérationnel complet au CEO et au COO, ainsi qu'à d'autres directeurs, y compris la gestion des calendriers, la prise de rendez-vous et l'organisation des voyages.
  • Cela peut inclure la préparation de la correspondance, des présentations et d'autres matériaux, ainsi que la gestion de dossiers et d'informations confidentielles.
• Soutenir le COO dans la coordination et le suivi des projets pour les initiatives stratégiques.
• (»5%) Certaines tâches administratives récurrentes liées à la gestion des comptes clients et à des partenaires seront également requises de manière ad hoc.
• Vue d'ensemble des activités :
  • Traiter et répondre aux courriels, aux appels téléphoniques et à la correspondance de manière efficace et professionnelle.
  • Maintenir et mettre à jour des dossiers, des registres et autres documents administratifs pour différentes équipes. Dans certains cas, la traduction de documents sera nécessaire.
  • Gérer la coordination de certains projets internes et stratégiques
  • Préparer des présentations, des rapports et d'autres documents selon les besoins.
  • Fournir un soutien confidentiel aux directeurs, y compris le traitement d'informations sensibles et le maintien de la discrétion.
  • Se tenir informé des politiques, procédures et protocoles de l'entreprise.

Profil recherché

• Baccalauréat ou certificat en administration des affaires, en administration de bureau ou dans un domaine connexe.
• 3 ans d'expérience ou plus dans un poste d'assistant administratif ou de direction, avec un accent sur la gestion de projets spéciaux.
• Parfaitement bilingue (anglais et français)
• Compétences avérées en matière de gestion de projets et expérience en matière de coordination d'équipes transversales.
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps. Vous maîtrisez parfaitement l'établissement de priorités lorsque vous êtes confronté à de multiples demandes concurrentes.
• Vous êtes débrouillard et autonome. Vous serez soutenu par notre culture hautement collaborative et ouverte, mais vous serez également habilité à trouver des solutions créatives pour faire avancer les choses.
• Grande capacité d'adaptation - vous trouvez la meilleure approche pour travailler avec différents styles de leadership.
• Solides compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles, tant à l'oral qu'à l'écrit. Vous allez interagir avec différentes équipes et parties prenantes et, dans le cas du CEO, en leur nom pour les communications relatives à la coordination des réunions.
• Une très grande attention aux détails - à la limite du perfectionnisme - est un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, une bonne connaissance des systèmes CRM et des systèmes de gestion de projet est un atout.
• Capacité à traiter des informations confidentielles et à faire preuve de discrétion.

 Ce que nous offrons ?

• Programme d’assurances complet compétitif
• Programme d'appariement des cotisations aux REER
• Horaire de travail flexible
• Flexibilité concernant le travail à distance
• Événements et activités d'équipe amusants, même à distance
• Opportunités decoaching et de croissance interne
• Environnement ouvert et collaboratif

Si tu souhaites apporter ta passion, ton attitude positive et ta mentalité de croissance à SuccessFinder, nous aimerions avoir de tes nouvelles !

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Notre processus de recrutement

À SuccessFinder, nous accordons une grande importance à nos collaborateurs. Dans notre processus de recrutement, nous utilisons notre propre outil d'évaluation pour comprendre les profils comportementaux individuels et les intérêts professionnels de nos candidats. Cela nous permet de mieux vous faire correspondre au poste auquel vous postulez, voire à des postes que vous n'aviez peut-être pas envisagés au départ.

Notre objectif est de faire en sorte que les personnes qui nous rejoignent aient les meilleures chances de réussir et d'être pleinement satisfaites dans leur travail. C'est notre engagement envers votre réussite actuelle et future, et nous en sommes fiers. 

Et quelle que soit la décision finale d'embauche, nous vous fournirons un rapport personnalisé de votre profil comportemental que vous pourrez conserver pour vos références futures - un excellent outil de connaissance de soi.

Notre Déclaration sur la Diversité

SuccessFinder est un employeur qui respecte l'égalité des chances. En rejoignant notre équipe, tu te sentiras à ta place, quels que soient ton ethnie, ta religion, ta couleur, ton origine, ton sexe, ton orientation sexuelle, ton âge, ton état civil ou ton handicap.

Fais-nous savoir si tu as besoin d’accommodements durant le processus de recrutement.

NB : Le genre masculin désigne aussi le féminin et n’est utilisé que pour alléger le texte.

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The Opportunity

We are seeking an exceptional Executive Assistant with a proven track record of successfully managing complex special projects and initiatives. Reporting to the COO, this role provides support primarily to the CEO and COO in carrying out various tasks and activities related to their day-to-day work. This role also may be asked to support other executives and coordinates various administrative tasks and projects. This is a role where being adaptable and resourceful is key. The ideal candidate is a highly organized, detail-oriented, and proactive individual with impeccable communication and interpersonal skills.

Location                                                                                                  Job Type

Canada, Quebec, Montreal                                                              Permanent, Full Time

Your main tasks and responsibilities

• Provide comprehensive administrative and operational support to the CEO and COO as well as other executives, including managing calendars, scheduling appointments, making travel arrangements.
  • This can include preparing correspondence, presentations, and other materials, as well as maintaining confidential files and information
• Supporting the COO in project coordination and follow-ups for strategic initiatives
• (»5%) Some recurring administrative tasks related to client account management and partner enablement will also be required ad-hoc.
• General overview of activities:

  • Handle and respond to emails, phone calls and correspondence promptly and professionally.

  • Maintain and update files, records, and other administrative documents for different teams. In some cases, translation of documents will be required.

  • Manage coordination of certain internal and strategic projects

  • Prepare presentations, reports, and other documents as needed.

  • Provide confidential support to executives, including handling sensitive information and maintaining discretion.

  • Keep up to date on company policies, procedures, and protocols.

Desired Profile

• Bachelor's degree or Certificate in Business Administration, Office Administration, or related field.

• 3+ years of experience in an administrative or executive assistant role, with a focus on special projects.

• Perfectly bilingual (English and French)

• Proven project management skills and experience coordinating cross-functional teams

• Excellent organizational and time management skills. You are a wiz at prioritizing when faced with multiple competing demands.

• Resourceful and autonomous mindset. You will be supported by our highly collaborative and open culture, but you’ll also be empowered to find creative solutions to keep things moving forward.

• Highly adaptable – you find the best approach to work with different leadership styles.

• Strong communication and interpersonal skills, both verbal and written. You will be interacting with different teams and stakeholders, and in the case of the CEO, on their behalf for communications around meeting coordination.

• Extreme attention to detail – verging on perfectionism – is a plus.

• Proficient in Microsoft Office Suite, familiarity with CRM systems and project management systems is an asset.

• Ability to handle confidential information and maintain discretion.

What we offer

• Competitive comprehensive insurance program
• Contributory RRSP
• Flexibility regarding remote work
• Flexible work schedule
• Fun team events and activities, even remotely
• Coaching and internal growth opportunities
• Open and collaborative environment

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Our Recruitment Process

SuccessFinder places significant emphasis on caring for our people. In our recruitment process, we do this by using our own assessment tool for understanding the individual behavioral profiles and career interests of our candidates. This allows us to better match you to the role you are applying for, or even to the roles you may have not initially considered. Our goal is to make sure that people who join us have the best chance of being successful and fully satisfied in the job. This is our commitment to your actual and future success, and we are proud of it.

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Our Diversity Statement 

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