Asistente Administrativo (a), San Juan, Intibucá

¿Quién es Water Mission?

Misiones del Agua o Water Mission en inglés, es una organización cristiana de ingeniería sin fines de lucro que diseña, construye e implementa soluciones de agua segura, saneamiento e higiene para personas en países en desarrollo y en zonas de desastre. Guiados por el amor, la excelencia y la integridad, estamos impulsados a compartir agua limpia y segura y el amor de Dios con todos. Hasta la fecha, hemos atendido a más de 8 millones de personas en 61 países. Trabajar en Misiones del Agua es tanto una vocación como una carrera, y estamos buscando personas con el ánimo, la pasión y el impulso para ayudarnos a cambiar el mundo. Conozca más sobre nuestra Declaración de Fe y nuestra Misión Cristiana.

Propósito del Puesto

Brindar asistencia y apoyo administrativo mediante la atención, seguimiento, registro y control de tramites, procesos, actividades, documentación y requerimientos de parte de la dirección, gerencias y otros departamentos de la oficina, acorde con las normas, políticas y procedimientos internos, asegurando que la gestión integral de las acciones se realice de forma eficiente y efectiva. 

El Asistente de Administración deber asumir las siguientes responsabilidades principales, que incluyen:

1. Solicitar y Liquidar fondos de caja chica para uso de gastos de oficina y administrativos.

2. Gestionar la compra, almacenamiento y el uso efectivo de suministros de oficina y material relacionado.

3. Supervisar el adecuado control y mantenimiento de la flota de vehículos, mediante solicitudes y controles de mantenimiento

4. Coordinar y velar por el cuidado del equipo y la presentación de la oficina local del programa país.

5. Atender y gestionar las asignaciones de apoyo del departamento de Recursos Humanos.

Funciones específicas del puesto:

• Atender llamadas telefónicas de la oficina local del programa país.
• Responder y ser enlace a consultas entrantes de correos electrónicos de diferentes depto. Dentro de la organización.
• Gestionar estados de servicios públicos, plan de telefonía de acuerdo con solicitudes de gastos de la oficina local del programa país.
• Realizar solicitud de pago de renta por medio del sistema de Net suite.
• Recopilar y archivar de forma ordenada documentos administrativos, RR. HH y otros requeridos por el supervisor inmediato.
• Coordinar las festividades de los cumpleaños de cada colaborador en la oficina local del programa país.
• Dar una atención al cliente a visitantes y proveedores nacionales e internacionales cuando llegan a la oficina local de programa país.
• Realizar calendarios mensuales para reuniones a realizar en las oficinas.
• Coordinar visitas s en la oficina local del programa país.
• Coordinar eventos como talleres y reuniones realizados en oficina.
• Programar viajes y alojamiento en hoteles, incluidos itinerarios internacionales para personal, visitantes internacionales y equipos misioneros.
• Traducir documentos generales e informes solicitados por el área jerárquica y funcional del programa país.
• Realizar y adjuntar a Contabilidad y RR. HH reporte de días laborados para pago de planilla.
• Gestión de apoyo en control de asistencia, permisos/licencias y vacaciones de los colaboradores de la oficina local del programa país.
• Otras funciones de apoyo solicitadas por parte de Recursos Humanos, Contabilidad, Adquisiciones y Logística y Dirección.
• Otras funciones vinculantes asignadas por parte del supervisor inmediato.

Requisitos del Puesto:

• Pasante Universitario de la carrera Administración de Empresas y/o Titulado, Ing. En Negocios, Ing. Industrial, o carreras afines.
• Conocimiento de informática a un nivel intermedio.
• Alineación con la Declaración de Fe de Misiones del Agua Internacional y los valores centrales de Amor, Excelencia e Integridad.
• Tener 1 a 3 años de experiencia en instituciones y puestos similares.
• Manejo del idioma inglés a nivel intermedio-avanzado, preferentemente.
• Capacidad de manejo de personal operativo y de limpieza y seguridad,
• Poseer sólidas habilidades analíticas y capacidad para resolver problemas de manera proactiva.
• Mantener una actitud de aprendizaje constante en el trabajo a lo largo del tiempo, mostrando un deseo constante de aprender y colaborar con nuestra Misión y Visión.
• Mostrar disponibilidad para el crecimiento profesional y desarrollo de habilidades mientras se desempeña en el trabajo, buscando mejorar competencias como habilidades lingüísticas, relaciones interpersonales, compromiso con nuestra Declaración de Fe y Código de Conducta, entre otros.
• Resolución de problemas (cuándo y cómo pedir ayuda y consejo).
• Mantener un nivel de integridad y gestión impecable que inspire confianza a aquellos que invierten en WMI, brindando seguridad en el uso eficiente de sus donaciones.
• Poseer la capacidad de prosperar en un entorno dinámico que puede volverse desestructurado en momentos de emergencia.
• Comprensión y capacidad para trabajar con todo el supervisor inmediato y personal de todos los niveles dentro de Misiones del Agua Internacional.
• Mantener un nivel impecable de integridad en el manejo de fondos de manera responsable y transparente.
• Mantener un modelo de liderazgo de servicio a los demás compañeros, a los socios, a las comunidades a las que servimos y al público, en consonancia con la misión y los valores fundamentales de la organización.
• Participar o dirigir actividades internas en consonancia con la misión y los valores fundamentales de la organización.
• Excelentes habilidades de comunicación con todo el personal, de manera escrita y verbal, incluyendo la capacidad de articular claramente las ideas y la retroalimentación de manera constructiva.
• Mostrar compromiso para poner fin a la crisis mundial del agua.
• Excelentes habilidades para las relaciones y la resolución de conflictos.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
• Debe demostrar autorización legal y sin restricciones para trabajar en Honduras.