Operations · Full-time · Toronto, CA
Operations Manager & Executive Assistant (contract)
La version française suit.
This is an in-office position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Please note this is a contract position to cover for a maternity leave; due to end in November 2025.
About CIFAR:
CIFAR is a Canadian-based global research organization that convenes extraordinary minds to address the most important questions facing science and humanity. Through knowledge mobilization, we are catalysts for change in industry, government and society.
For more information please visit our website.
Purpose of the Position:
Provide senior level support and assistance to the Chief Operating Officer (COO) on all matters related to the smooth and successful functioning of the operations of CIFAR. Provide project coordination for all projects, including coordination of employee involvement across the organization, monitoring/facilitating project activity levels to ensure deadlines are achieved, and monitoring actual expenditures against budgets to ensure financial resources are appropriately stewarded.
Responsibilities:
Qualifications:
Education/Experience required:
Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:
Strong analytical skills to extract information in effective and meaningful ways
Application of strong judgement in handling difficult / competing situations with tact and diplomacy
Ability to maintain discretion and confidentiality on all matters
Demonstrated ability to work on diverse projects and activities simultaneously
Strong planning, organization, and coordination skills; extreme attention to detail
Intellectual curiosity and desire to learn; proven ability to learn new skills quickly
Personal accountability, with a strong mandate to consistently meet objectives and clearly communicate and measure goals against key performance indicators
Excellent written and verbal communications skills
Apply:
Qualified applicants are invited to apply by July 23, 2024. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.
CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.
ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email hrteam@cifar.ca and include the term 'Accessibility' in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.
CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.
CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.
Directeur de l'exploitation et Adjoint de direction (poste contractuel)
English version above
Il s’agit d’un poste en présentiel au bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRs Discovery. Veuillez noter que c’est un poste contractuel pour assurer le remplacement d’un congé de maternité, qui doit se terminer en novembre 2025.
À propos du CIFAR :
Le CIFAR est une organisation de recherche mondiale basée au Canada qui rassemble de brillants cerveaux pour trouver réponse aux plus grandes questions auxquelles font face la science et l’humanité. Grâce à la mobilisation du savoir, nous sommes des catalyseurs du changement au sein de l’industrie, du gouvernement et de la société.
Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.
Raison d’être de ce poste :
Fournir un soutien et une aide de niveau supérieur à la cheffe de l’exploitation pour tout ce qui a trait au bon déroulement des activités du CIFAR. Assurer la coordination de tous les projets, ce qui implique notamment de coordonner la participation du personnel dans l’ensemble de l’organisation, de contrôler et de gérer les niveaux d’activité des projets afin de garantir le respect des délais, ainsi que de comparer les dépenses réelles aux dépenses inscrites au budget afin de s’assurer que les ressources financières sont utilisées à bon escient.
Responsabilités :
Qualités :
Formation et expérience requises :
Connaissances et compétences professionnelles ou techniques de base :
Postulez :
Les candidats qualifiés sont invités à postuler par le biais de notre page de carrières avant le 23 juliet, 2024. Nous apprécions l’intérêt que vous portez à cette opportunité, cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées par email.
Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous sommes conscients que la réunion de personnes issues de multiples horizons, ayant des opinions et des perspectives diverses est essentielle pour faire progresser l’excellence de notre organisation et accroître son impact. Nos dirigeants, notre personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de chercheurs le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité sexuelles, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes 2SLGBTQ+, les membres de communautés d’identité sexuelle marginalisée et les personnes handicapées. Les candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.
ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS - CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux candidats présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande d’accommodement raisonnable, veuillez écrire à l’adresse hrteam@cifar.ca et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416-971-4251. Veuillez fournir votre nom, votre mode de communication préféré et une description détaillée de l’accommodement dont vous avez besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus éventuel pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.
CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.
Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Ontario et du Québec, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.